Managers: gérer votre temps efficacement

Réunions à rallonge, imprévus, dossiers qui s’accumulent… C’est bien connu : vous ne disposez jamais d’assez de temps pour accomplir tout le travail que vous souhaiteriez dans une journée ou dans une semaine. Pourtant, votre équipe compte sur vous. Quelques bonnes pratiques, bien connues mais trop souvent oubliées, peuvent vous aider à gérer votre temps plus efficacement.

Pour commencer, il faut savoir prendre le temps. Paradoxal, mais efficace. Ouvrir ses e-mails et se lancer tête baissée en y répondant un par un vous fait perdre du temps. Prenez de la hauteur et observez votre travail. Il suffit par exemple de prendre quelques minutes supplémentaires pour parcourir l’ensemble de ses e-mails (sans nécessairement y répondre) pour avoir un panorama plus complet des demandes en attente et prioriser ensuite les réponses pour gagner du temps. Certaines demandes peuvent être importantes, mais sont-elles toutes urgentes ? Accompagnez chaque demande d’une échéance qui vous permettra d’établir ensuite votre calendrier. Essentiel pour y voir clair, mais également pour permettre à vos collaborateurs d’avancer en connaissant vos choix. Savoir où l’on va permet de prendre ses décisions plus rapidement. Ne perdez jamais de vue vos objectifs : ils déterminent votre planning.

Important également : demandez des précisions pour chaque sollicitation si la demande ne vous paraît pas claire : anticipez les recherches qui pourraient vous faire perdre du temps si votre interlocuteur a déjà l’ensemble des informations à disposition !

Prioriser les demandes et anticiper la charge de travail : cela nécessite aussi de savoir dire « non ». Ce n’est pas une marque de faiblesse, mais d’honnêteté et de recul. Il faut savoir vous fixer des objectifs réalistes, que vous serez ensuite capables d’atteindre afin d’éviter toute situation d’urgence. Tout accepter pourrait impacter votre travail et – ne négligez pas ce point – celui de votre équipe. Si vous sentez qu’une demande n’est pas légitime, tenez informé le collaborateur qui vous l’a transmise et justifiez votre position. Vous pouvez ne pas être disponible pour répondre à sa demande et la confier, le cas échéant, à une personne de votre équipe.

Déléguez ! Faire confiance et répartir les tâches de façon équilibrée au sein de votre équipe vous fera non seulement gagner en efficacité, mais stimulera aussi vos collaborateurs. Le «  lâcher-prise » est nécessaire pour travailler sereinement en répartissant la charge de travail en bonne intelligence entre ses collaborateurs.

N’hésitez pas à consultez votre équipe régulièrement : vos collaborateurs vous côtoient quotidiennement et auront par conséquent su identifier vos éventuels travers. Quoi de plus simple de que leur demander si l’organisation est optimale ou s’ils ont décelé des failles, vous faisant perdre à tous en efficacité ? Vous apprendrez peut-être que certains collaborateurs souhaitent être plus impliqués et que vous pourriez compter sur eux en déléguant davantage. Ils vous indiqueront peut-être que l’une de vos réunions peut aisément être supprimée de votre planning et remplacée par une simple note par exemple.

Pas de recette magique donc, mais de l’anticipation, de la clarté et de l’écoute pour gagner en efficacité. Une fois ces quelques recommandations appliquées, vous devriez constater une plus grande disponibilité pour vous consacrer aux dossiers les plus prenants et à votre équipe, mais aussi une meilleure maîtrise des imprévus, de la sérénité dans l’avancée des projets et une plus grande visibilité sur plus long terme.