Il est tout à fait possible d'accueillir un nouvel employé comme il se doit à distance. Pour ce faire, il faut bien sûr activer tous les leviers classiques de l’intégration d’un collaborateur, en prenant en compte la spécificité du contexte qui impose une approche particulière, et une présence renforcée.
Préparer l'arrivée du nouvel employé en télétravail
On néglige encore trop souvent cette étape pourtant cruciale. A distance, elle est encore plus importante que dans le cadre d’une prise de poste physique. Posez-vous la question : que voulez-vous que votre nouvel employé fasse le premier jour, quelle image voulez-vous qu’il retienne de votre entreprise ?
Dans un e-mail de bienvenue, adressé en amont de sa prise de poste, vous pourrez renseigner votre nouveau collaborateur sur la marche à suivre au cours de ses premiers jours. Cela lui permettra de se préparer mentalement et de savoir clairement à quoi s'attendre une fois qu'il aura commencé à travailler. Décomposez par exemple la première semaine du lundi au vendredi, en structurant les tâches du matin et de l'après-midi. Intégrez autant que possible des périodes de formation à vos outils internes et des rencontres à distance afin de mettre votre nouvel employé au plus vite en contact avec ses nouveaux collègues. Joignez à cet envoie le livret d'accueil de votre entreprise ou une bible des liens menant vers toutes les ressources liées à son poste. Il pourra ainsi débuter par lui-même la découverte de son nouvel environnement.
Les clés sont donc bien de fournir les bons contacts et les bons liens à votre nouveau collaborateur, de le guider à travers votre plateforme d'apprentissage numérique, si vous en avez une, et autant que possible, de l’associer à un compagnon de travail ou à un mentor afin de l'aider dans ses débuts. En plus de représenter une mine de connaissances, les mentors peuvent jouer un rôle clé dans l'évolution personnelle et professionnelle d'un nouveau venu. Leur rôle est crucial car ils aident les nouveaux employés à s'orienter dans leur nouvel environnement, il convient donc d'y penser dès la phase de préparation. Tout ceci l'aidera à s'inscrire pleinement dans la culture, la vision et les valeurs de l'entreprise.
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Accompagner la mise en place des outils informatiques
Une fois la phase de préparation terminée, assurez-vous que votre nouvel employé est en mesure de travailler à distance. Allez-vous lui fournir un ordinateur portable et un téléphone professionnels ou devra-t-il utiliser ses outils personnels ? Il est important d'être clair sur ce genre de détails dès le départ. Vous devez également vérifier qu'il dispose d'un espace de travail adapté et d'un accès à une connexion internet fiable. Si possible, permettez-lui de contacter une personne du service informatique qui pourra l'aider au début de son processus d'intégration. Cela peut prendre la forme d'une série de réunions ou d'un portail en ligne dédié. Enfin, n'oubliez pas la sécurité de votre entreprise. Assurez-vous donc que le nouvel arrivant connaît bien vos politiques informatiques et se connecte par l'intermédiaire d'un réseau VPN sécurisé.
Établir des lignes de communication claires
Certains nouveaux venus peuvent travailler seuls dans leur environnement et se sentir coupés du monde sans communication régulière. Cela est d'autant plus vrai qu'il est peu probable qu'ils aient rencontré beaucoup de leurs collègues en personne, si ce n'est peut-être pendant le processus de recrutement. C'est pourquoi il est essentiel d'organiser une série d'appels vidéo ou téléphoniques avec les personnes clés de l'entreprise au cours des premiers jours. Il existe une multitude de bons outils à utiliser, tels que Microsoft Teams ou Skype For Business par exemple. Cela aidera le nouvel arrivant à mieux comprendre la façon dont son poste s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise et l'aidera à établir des relations plus solides.
Faire des points de suivi réguliers, même informels
Il est toujours bon de faire régulièrement le point avec un nouvel employé, et cela est encore plus nécessaire lorsqu'on l'accueille au sein de l'entreprise à distance plutôt qu'en personne et en présence d'autres membres de l'équipe. Il est important de trouver un équilibre entre la création de lignes de communication ouverte claires et le fait de donner à quelqu'un l'impression d'être soumis à un micro-management, même à distance. Pendant la première semaine, une mise au point quotidienne est indispensable, mais pourra être rendue moins fréquente par la suite, en particulier à mesure que votre nouvel employé apprendra à connaître ses collègues et multipliera de lui-même les prises de contact au sujet des projets et des priorités. Appuyez vos appels vidéo ou vos conversations téléphoniques par des actions claires par e-mail : cela vous permettra également de disposer d'un support auquel vous référer lors de l'échange suivant. Il est également important que la formation d'accueil soit variée. Veillez à ce que la proposition de valeur faite aux employés de votre entreprise soit au cœur de votre formation, et faites de votre mieux pour la concrétiser et la rendre pertinente aux yeux du nouveau venu.
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Partager vos premières impressions sur l’intégration et les performances de votre collaborateur
Bien qu'il s'agisse d'une situation unique, la période d'essai remplit toujours la même fonction en permettant aux deux parties de décider si le poste est bien adapté et si le nouvel employé répond aux attentes. Toutefois, il est évident que vous devrez peut-être tempérer certaines attentes ou tenir compte de certains éléments du poste, étant donné la configuration inhabituelle “à distance” et le fait que la formation ou l'observation peuvent être rendues plus difficiles par l'éloignement. Il est également judicieux d'obtenir de votre nouvelle recrue des commentaires sur le programme d'intégration dans son ensemble, pensez “feedback” ! Vous pourrez ensuite intégrer les enseignements tirés pour améliorer la prochaine intégration à distance d'un employé.
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