Executive Assistant/Office Manager bilingue anglais (F/H)

Paris-8e-Arrondissement Interim Voir la description de poste

Poste et missions
Résumé
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Ajoutée le 18/08/2026

Société internationale à taille humaine
Poste bilingue anglais

Notre client

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction & Office Manager pour rejoindre le bureau Français (1 MD + 6 banquiers) d'une structure internationale évoluant dans un environnement financier dynamique et exigeant. Dans le cadre d'un remplacement temporaire de 6 à 8 semaines, vous occuperez un rôle clé en assurant un support de haut niveau auprès de dirigeants tout en garantissant le bon fonctionnement du bureau au quotidien.

Poste et missions

Vos responsabilités consisteront à :

Assurer l'assistanat de direction auprès de plusieurs responsables, avec une gestion proactive d'agendas complexes et mouvants
Organiser et coordonner les réunions internes et externes, en veillant au suivi des actions et des échéances importantes.
Planifier les déplacements professionnels : réservations de vols, hôtels, transports et gestion des itinéraires.
Préparer, contrôler et transmettre les notes de frais mensuelles.
Assurer le suivi des emails, relancer les interlocuteurs concernés et faciliter la circulation de l'information.
Être l'interlocuteur(rice) privilégié(e) des prestataires et partenaires liés à la gestion quotidienne des bureaux.
Superviser les fournitures, équipements, consommables et espaces de réunion afin de garantir un environnement de travail optimal.
Assurer le suivi administratif RH : congés, absences, intégration des stagiaires et mise à jour des outils de suivi.
Collecter les factures et coordonner leur transmission aux équipes financières.
Mettre à jour les reportings, tableaux Excel, bases de données et outils CRM pour soutenir l'activité commerciale.
Coordonner les échanges avec les équipes support, notamment IT, RH et Finance basées à l'étranger.

Profil recherché

Vous justifiez d'une expérience significative de 5 ans minimum en assistanat de direction et office management au sein d'un environnement international à taille humaine.

Organisé(e), rigoureux(se) et proactif(ve), vous excellez dans la gestion simultanée de plusieurs priorités et savez anticiper les besoins de vos interlocuteurs.

Vous possédez une excellente maîtrise du français et de l'anglais, ainsi qu'une très bonne connaissance des outils bureautiques.

Reconnu(e) pour votre sens du service, votre discrétion et votre capacité d'adaptation, vous appréciez les environnements rapides nécessitant réactivité, autonomie et esprit de coordination.